Hygieniapassissa on kaksi osaa:
Kumpaakin alkuperäistä osaa voi käyttää todistuksena hygieniaosaamisesta.
Hygieniapassi on henkilökohtainen. Sitä ei anneta työnantajalle. Työnantaja voi esimerkiksi ottaa kopion hygieniapassista.
Hygieniapassia ei saa sähköisenä.
Ruokaviraston mallin mukaisia hygieniapasseja on myönnetty 1.1.2019 lähtien. Tätä aikaisemmin hygieniapassitestaajat ovat myöntäneet Elintarvikeviraston (1.2.2002 – 30.4.2006) ja Elintarviketurvallisuusvirasto Eviran (1.5.2006 – 31.12.2018) mallin mukaisia hygieniapasseja. Kaikki mallit ovat samanarvoisia.
Hygieniapassitestaaja voi periä maksun hygieniapassitestin järjestämisestä ja hygieniapassin myöntämisestä. Hygieniapassitestaajat ovat itsenäisiä toimijoita eikä Ruokavirasto voi vaikuttaa yksittäisen testaajan hinnoitteluun. Asiakkaan maksamaan hintaan vaikuttavat esimerkiksi testaajan palkkio, mahdolliset tilavuokrat ja mahdolliset koulutusmateriaalin kulut sekä Ruokaviraston testaajalta perimä 8 euroa/hygieniapassi. Hygieniapassin hinta voi siis vaihdella testaajien välillä.
Ruokavirasto perii hygieniapassitestaajalta jokaisesta tilatusta hygieniapassista voimassa olevan maksuasetuksen mukaisen hinnan, joka on tällä hetkellä 8,00 €/hygieniapassi. Tähän hintaan vaikuttavat esimerkiksi hygieniapassin materiaali-, painatus- ja postituskulut sekä hygieniapassijärjestelmän ylläpito.
Hygieniapassi on voimassa toistaiseksi. Hygieniapassi ei siis vanhene, ellei jokin lainmuutos myöhemmin muuta tilannetta.
Hygieniapassi on voimassa toistaiseksi siitä hetkestä alkaen, kun se on myönnetty. Myöntämispäivämäärä on sama, kuin testipäivämäärä.
Jos hygieniapassin molemmat osat katoavat, uuden hygieniapassin voi pyytää alkuperäiseltä hygieniapassitestaajalta. Testaaja ei kuitenkaan pysty myöntämään uutta hygieniapassia, jos hänellä ei ole enää testilomaketta arkistoituna. Lisätietoa hygieniapassin uusintatilauksesta
Huom! Hygieniapassia ei saa soveltuvan elintarvikealan tutkinnon tai koulutuksen perusteella 1.1.2020 lähtien (elintarvikelaki 297/2021). 31.12.2019 mennessä tutkintojen tai koulutusten perusteella myönnetyt hygieniapassit ovat voimassa, jos hygieniapassi on tallessa eikä henkilötiedot ole muuttuneet. Hygieniapassin uusintatilaus tutkinnon tai koulutuksen perusteella ei siis ole mahdollista. Hygieniapassitesti täytyy suorittaa hyväksytysti, jotta saa uuden hygieniapassin.
Ulkomailla suoritetut hygieniapassit eivät kelpaa Suomessa. Myöskään ulkomailla suoritetut elintarvikehygieniaan liittyvät tutkinnot tai koulutukset eivät korvaa hygieniapassia. Ulkomaisen hygieniapassin tai ulkomaalaisen koulutuksen perusteella ei saa suomalaista hygieniapassia.
Riippuu valtiosta, hyväksyykö se suomalaisen hygieniapassin. Sitä kannattaa kysyä suoraan kyseisen valtion viranomaisilta.