Personuppgiftsansvarig
Livsmedelsverket
PB 100
00027 LIVSMEDELSVERKET
kirjaamo@ruokavirasto.fi
Växel +358 29 530 0400
Kontaktperson i ärenden som gäller registret
Webbutbildningsplattform (Pinja): Pasi Koskinen
Anmälningar till utbildningar och evenemang (Webropol): Nali Rautava
Kundenkäter (Webropol): Merja Uusi-Laurila
PB 100
00027 LIVSMEDELSVERKET
Växel +358 29 530 0400, fornamn.efternamn[at]ruokavirasto.fi
Dataskyddsombudets kontaktuppgifter
Hanna Westinen
PB 100
00027 LIVSMEDELSVERKET
Växel +358 29 530 0400
tietosuojavastaava@ruokavirasto.fi
Syftet med och rättsgrunden för behandlingen av personuppgifter
Lag om Livsmedelsverket (371/2018, 2.1 § 10 punkten): Livsmedelsverket ansvarar för kommunikation, information, rådgivning, utbildning och internationellt samarbete inom sitt verksamhetsområde.
Livsmedelsverket ordnar utbildningar och evenemang i enlighet med sina uppgifter. Det är viktigt att informera de rätta målgrupperna om dessa för att Livsmedelsverket ska kunna utföra sin lagstadgade uppgift.
De insamlade uppgifterna används till den del de ingår i utbildningen av Livsmedelsverkets aktörer och intressentgrupper samt i skötseln, kontakten, förvaltningen och utvecklingen av samarbetsrelationerna. Livsmedelsverket behandlar personuppgifter i utbildningar, evenemang, workshoppar, webbutbildningar, elektroniska inlärningsmiljöer, möten och kommunikation i anslutning till dem som verket ansvarar för att ordna, inklusive allmännyttig information och kommunikation till sammanslutningar.
Informationsinnehållet i materialet som behandlas
Registret innehåller följande personuppgifter om Livsmedelsverkets samarbetspartner och personer som hör till intressentgrupperna.
(a) basuppgifter om personen (den registrerade): namn, kontaktuppgifter, dvs. telefonnummer, e-postadress, adress;
(b) offentligt tillgängliga uppgifter om en (registrerad) persons arbete och ställning, såsom utbildning, arbetsplats (organisation), titel,
(c) det språk som personen (den registrerade) talar,
Utöver de ovan nämnda kan personregistret innehålla följande personuppgifter om de personer (registrerade) som deltar i ett evenemang som ordnas av Livsmedelsverket (såsom seminarier och andra motsvarande evenemang). Uppgifterna raderas inom två veckor från händelsen.
(d) deltagarens (den registrerades) eventuella begränsningar/allergier och andra eventuella omständigheter som ska beaktas i arrangemangen.
Regelmässiga informationskällor
Personuppgifter samlas in från den registrerade personen själv i samband med olika tillställningar, evenemang eller utbildningar som ordnas av Livsmedelsverket. Information uppstår som en del av Livsmedelsverkets verksamhet när en person deltar i evenemang, möten och när kommunikation riktas till honom eller henne.
Mottagare till vilka personuppgifter lämnas ut regelbundet
Personuppgifter som ingår i registret lämnas vid behov ut till Europeiska kommissionen i samband med rapporteringen eller auditeringarna.
Överföring av uppgifter utanför EU/EES-området eller till en internationell organisation
Personuppgifter lämnas inte ut utanför EU/EES-området. Alla programleverantörers servrar finns inom EU och EES.
Förvaringstid för personuppgifter
Uppgifterna i händelseregistret raderas inom den tid som fastställts i planen för informationsstyrning. Detta är i regel tio år. Uppgifterna används numeriskt för statistikföring för verksamhetsberättelsen.
Webbutbildningsplattform (Pinja): fem år
Anmälningar till utbildningar och evenemang (Webropol): tre år
Kundenkäter (Webropol): tre år
Principer för skydd av registret
Eventuellt fysiskt material som innehåller personuppgifter förvaras i låsta utrymmen som endast utsedda och behöriga personer, på grund av sina uppgifter, har tillgång till.
Databaser med personuppgifter förvaras på servrar som finns i låsta utrymmen som endast utsedda och behöriga personer har tillgång till. Servrarna är skyddade med ändamålsenlig brandvägg och tekniskt skydd.
Databaserna och systemen är tillgängliga endast med separat beviljade personliga användarnamn och lösenord. Livsmedelsverket har begränsat användarrättigheterna till IT-systemen och de övriga databaserna så att endast personer som är behöriga enligt lagen kan se och behandla uppgifterna.
Livsmedelsverkets anställda har förbundit sig att iaktta tystnadsplikten och hemlighålla de uppgifter som de fått i samband med behandlingen av personuppgifter.
Behandling av känsliga personuppgifter är tillåtet och tekniskt möjligt med användaradministrering endast för utvalda och begränsade personer som på grund av sina arbetsuppgifter måste behandla sådana uppgifter.
Automatiskt beslutsfattande och profilering
Personuppgifterna används inte för automatiskt beslutsfattande eller profilering.
Den registrerades rättigheter
Rätt till kontroll och rättelse av uppgifterna
Begäran om kontroll ska framställas med en egenhändigt undertecknad handling. Begäran om kontroll kan inte göras per telefon. Den som begär om uppgifter med stöd av rätten till kontroll kan också personligen framställa begäran om kontroll hos den personuppgiftsansvariga. Då ska man förbereda sig för att styrka sin identitet. När man begär om uppgifter, ska man ange nödvändiga omständigheter som behövs för att söka fram och skicka uppgiften. Sådana är t.ex. namn, adress och vid behov t.ex. personbeteckning, vilket ärende de begärda uppgifterna anknyter till samt om kontrollen gäller alla uppgifter eller uppgifterna från till exempel en bestämd tidsperiod.
Blanketten för begäran om kontroll finns på www.ruokavirasto.fi.
En individualiserad begäran om kontroll eller rättelse görs genom att lämna in begäran till den personuppgiftsansvariga (kirjaamo@ruokavirasto.fi) eller till dataskyddsombudet (tietosuojavastaava@ruokavirasto.fi).
Begränsningar av den registrerades rättigheter som gäller behandlingen av personuppgifter
Den registrerade har inte rätt att begära om radering av sina uppgifter eftersom behandlingen av uppgifterna grundar sig på lagen. Den registrerade har därför inte heller rätt att motsätta sig behandlingen av sina personuppgifter eller att få sina uppgifter överförda till ett annat system. Det finns inte heller någon rätt att begränsa behandlingen av personuppgifterna med stöd av artikel 18 i EU:s allmänna dataskyddsförordning (560/2021, 2.2 §).
I vissa fall har den registrerade rätt till att behandlingen av personuppgifterna begränsas med stöd av artikel 18 i EU:s allmänna dataskyddsförordning.
Rätt att anföra klagomål hos tillsynsmyndigheten
Den registrerade har rätt att anföra klagomål hos tillsynsmyndigheten om den registrerade anser att behandlingen av hens personuppgifter strider mot de lämpliga bestämmelserna för dataskydd. Tillsynsmyndigheten är dataombudsmannens byrå vars kontaktuppgifter finns på https://tietosuoja.fi/sv/framsida.