Porotalouden tuen hakijat saivat tänä vuonna hakea ensimmäistä kertaa tukea verkossa. Sähköisten hakemusten osuus oli melkein 70 prosenttia kaikista hakemuksista. Tuenhakijoilta saamamme palautteen mukaan hakeminen oli helppoa ja hakemusten käsittelijöiden mielestä nopeaa ja mutkatonta.
Tulokset ja palaute ilahduttavat, sillä olemme kehittäneet porotuen haku- ja käsittelyprosessia nimenomaan asiakkaita ja hakemusten käsittelijöitä varten. Sähköisen haun toteutus aloitettiin keväällä 2019. Loppuhuipennuksen projekti sai vuoden 2020 lokakuussa, kun pääsimme maksamaan verkossa haetut tuet hakijoille.
Alkusysäyksenä antoisa retki paperiviidakkoon
Porotuki on haettu vuosien ajan paperilomakkeilla, joten siirtyminen sähköiseen maailmaan tarkoitti monien toimintatapojen ja käytäntöjen uudistamista. Tavoitteenamme tuen kehittämisessä oli selkeä ja helppokäyttöinen haku ja hakemusten sujuva käsittely. Tämän uskoimme toteutuvan parhaiten asiakkaita kuulemalla.
Projektin alussa pääsimmekin vierailemaan Lapin ELY-keskuksessa, jossa porotuen hakemukset käsitellään. Saimme asiantuntijalta arvokasta tietoa siitä, miten hakemusten käsittely käytännössä tapahtuu. Piipahdus paperiviidakkoon valotti hyvin paperisen haku- ja käsittelyprosessin haasteita.
Ongelmallisina näyttäytyivät lukuisat käsittelyn vaiheet: lomakkeet kulkivat läpi monimutkaisen prosessin ennen kuin tuki voitiin hyväksyä maksuun. Hakemusten käsittely vaati suurta tarkkuutta, sillä kaikki vaiheet tehtiin käsin. Merkittävin ongelma paperiprosessissa oli käsittelyn haavoittuvuus ja mahdollisuus virheisiin. Sähköiseen järjestelmään tottuneena ihmetys oli suuri.
Yhdessä kohti parempaa palvelua
Jatkoimme porotuen kehittämistä yhteistyössä Lapin ELY-keskuksen käsittelijöiden kanssa myös vierailun jälkeen. Lisäksi pääsimme kuulemaan tuen hakemisesta ajatuksia Paliskuntain yhdistyksestä, joka on porotalouden ohjaus-, neuvonta- ja asiantuntijaorganisaatio.
Yhteistyö asiakkaiden kanssa osoittautui onnistumisen avaimeksi. Vuorovaikutteinen ja aktiivinen yhdessä tekeminen piti hienosti motivaatiota yllä koko projektin ajan. Lopputuloksena oli onnistunut ja asiakaslähtöinen porotuen haku- ja käsittelyprosessi, joka poisti merkittävän osan käsin tehtävästä työstä. Erityisenä etuna sähköisessä järjestelmässä on se, että myönnettävän tuen määrä lasketaan automaattisesti, jolloin virheiden mahdollisuus vähenee.
Toteutimme porotuen haun verkkoasiointipalvelu Vipuun. Vipu-palveluun on rakennettu vuosien varrella lukuisia maataloustukia, joten teknisesti tuen kehittäminen ei tuonut erityisiä haasteita. Toimintatapojen muuttaminen edellytti kuitenkin sähköisessä maailmassa tarkempaa pohdintaa kuin paperilomakkeilla toteutettavassa haussa.
Elokuussa toteutetun ensimmäisen sähköisen haun jälkeen saimme tuen käsittelijöiltä ja hakijoilta kiitosten lisäksi myös hyviä kehittämisehdotuksia. Palautteen perusteella jatkammekin vielä muutamien toimintojen hiomista seuraavaa – toivottavasti yhä sähköisempää – hakukertaa varten.
Eero Filppula
tietojärjestelmäasiantuntija
viljelijätukien järjestelmäkehitysyksikkö