Rekisterinpitäjä
Ruokavirasto
PL 100
00027 RUOKAVIRASTO
Yhteydenotot: Kirjaamo, kirjaamo@ruokavirasto.fi
Vaihde 029 530 0400
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Verkkokoulutusalusta (Pinja): Pasi Koskinen
Koulutuksiin ja tapahtumiin ilmoittautumiset (Webropol): Nali Rautava
Asiakaskyselyt (Webropol): Merja Uusi-Laurila
PL 100
00027 RUOKAVIRASTO
029 530 0400 (vaihde), etunimi.sukunimi[at]ruokavirasto.fi
Tietosuojavastaavan yhteystiedot
Hanna Westinen
PL 100, 00027 RUOKAVIRASTO
Puh. 029 530 0400 (vaihde)
tietosuojavastaava@ruokavirasto.fi
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Laki Ruokavirastosta (371/2018, 2.1 § 10 k): Ruokavirastolle kuuluvat toimialaansa liittyvä viestintä, tiedotus, neuvonta, koulutus sekä kansainvälinen yhteistyö.
Ruokavirasto järjestää koulutuksia ja tapahtumia sille annettujen tehtävien mukaisesti. Näistä viestiminen oikeille kohderyhmille on tärkeää Ruokavirastolle laissa määrätyn tehtävän suorittamiseksi.
Kerättyjä tietoja käytetään siltä osin, kun ne kuuluvat Ruokaviraston toimijoiden ja sidosryhmien kouluttamiseen, ja yhteistyösuhteiden hoitamiseen, yhteydenpitoon, hallinnointiin ja kehittämiseen. Ruokavirasto käsittelee henkilötietoja sen järjestämisvastuulle kuuluvissa sidosryhmille ja yhteistyökumppaneille suunnatuissa koulutuksissa, tapahtumissa, työpajoissa, verkkokoulutuksissa, sähköisissä oppimisympäristöissä, kokouksissa ja niihin liittyvässä viestinnässä mukaan lukien yleishyödyllinen tiedottaminen ja yhteisöille kohdistettu viestintä.
Käsiteltävän aineiston tietosisältö
Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja Ruokaviraston yhteistyökumppaneista sekä sidosryhmiin kuuluvista henkilöistä.
(a) henkilön (rekisteröidyn) perustiedot: nimi, yhteystiedot eli puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite;
(b) henkilön (rekisteröidyn) työhön ja asemaan liittyvät julkisesti saatavilla olevat tiedot kuten koulutus, työpaikka (organisaatio), tehtävänimike;
(c) henkilön (rekisteröidyn) käyttämä kieli;
Edellä mainittujen lisäksi henkilörekisteri saattaa sisältää seuraavia henkilötietoja niistä henkilöistä (rekisteröidyistä), jotka osallistuvat Ruokaviraston järjestämään tapahtumaan (kuten seminaarit ja muut vastaavat tilaisuudet). Tiedot poistetaan kahden viikon kuluessa tapahtumasta.
(d) osallistujan (rekisteröidyn) mahdolliset ruoka-ainerajoitukset/-allergiat ja muut mahdolliset järjestelyissä huomioitavat seikat.
Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä henkilöltä itseltään erilaisten Ruokaviraston järjestämien tilaisuuksien, tapahtumien tai koulutusten yhteydessä. Tietoa syntyy osana Ruokaviraston toimintaa henkilön osallistuessa tapahtumiin, kokouksiin ja kun hänelle kohdistetaan viestintää.
Vastaanottajat, joille henkilötietoja luovutetaan säännön-mukaisesti
Rekisteriin sisältyviä henkilötietoja luovutetaan tarpeen vaatiessa Euroopan komissiolle raportoinnin tai auditointien yhteydessä.
Tietojen siirto EU-/ETA-alueen ulkopuolelle tai kansainväliselle järjestölle
Henkilötietoja ei luovuteta EU-/ETA-alueen ulkopuolelle. Kaikkien ohjelmistotoimittajien palvelimet sijaitsevat EU:n ja ETA:n alueilla.
Henkilötietojen säilytysaika
Tapahtumarekisterin tiedot poistetaan tiedonohjaussuunnitelmassa määritellyn ajan kuluessa. Tämä on pääsääntöisesti kymmenen vuotta. Numerollisesti tietoja käytetään tilastointiin toimintakertomusta varten.
Verkkokoulutusalusta (Pinja): viisi vuotta
Koulutuksiin ja tapahtumiin ilmoittautumiset (Webropol): kolme vuotta
Asiakaskyselyt (Webropol): kolme vuotta
Rekisterin suojauksen periaatteet
Henkilötietoja sisältäviä mahdollisia fyysisiä aineistoja säilytetään lukituissa tiloissa, joihin on pääsy ainoastaan nimetyillä ja tehtäviensä vuoksi pääsyyn valtuutetuilla henkilöillä.
Henkilötietoja sisältävät tietokannat ovat palvelimilla, joita säilytetään lukitussa tiloissa, joihin on pääsy ainoastaan nimetyillä ja tehtäviensä vuoksi pääsyyn valtuutetuilla henkilöillä. Palvelimet on suojattu asianmukaisella palomuurilla ja teknisellä suojauksella.
Tietokantoihin ja järjestelmiin on pääsy vain erikseen myönnettävillä henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Ruokavirasto on rajannut käyttöoikeudet ja -valtuudet tietojärjestelmiin ja muihin tallennusalustoihin siten, että tietoja pääsevät tarkastelemaan ja käsittelemään ainoastaan niiden lainmukaisen käsittelyn kannalta tarpeelliset henkilöt.
Ruokaviraston työntekijät ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.
Arkaluonteisten henkilötietojen käsittely on sallittua ja teknisesti mahdollistettua käyttäjähallinnan keinoin ainoastaan erityisesti valituille ja rajatuille henkilöille, joiden on työtehtäviensä vuoksi tarpeen käsitellä tällaisia tietoja.
Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.
Rekisteröidyn oikeudet
Oikeus tietojen tarkastamiseen ja oikaisemiseen
Tarkastuspyyntö tulee esittää omakätisesti allekirjoitetussa asiakirjassa. Tarkastuspyyntöä ei voida toteuttaa puhelimitse. Tietoja tarkastusoikeuden nojalla pyytävä voi esittää tarkastuspyynnön myös henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona. Tällöin tulee valmistautua todistamaan henkilöllisyytensä, sillä rekisterinpitäjä saa antaa tiedot vain rekisteröidylle itselleen. Tietoja pyydettäessä on ilmoitettava tiedon etsimiseksi ja toimittamiseksi tarpeelliset seikat. Niitä ovat esim. nimi, osoite ja tarvittaessa esim. henkilötunnus, mihin asiaan liittyviä tietoja halutaan tarkastaa sekä halutaanko tarkastaa kaikki tiedot vai tiedot esimerkiksi joltain tietyltä ajanjaksolta.
Lomake tarkastuspyynnön tekemiseksi on osoitteessa www.ruokavirasto.fi.
Yksilöity tarkastus- tai oikaisupyyntö tehdään toimittamalla pyyntö rekisterinpitäjälle (kirjaamo@ruokavirasto.fi) tai tietosuojavastaavalle (tietosuojavastaava@ruokavirasto.fi).
Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeuksien rajoitukset
Tietyissä tapauksissa rekisteröidyllä on oikeus siihen, että henkilötietojen käsittelyä rajoitetaan EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 18 artiklan nojalla.
Oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle jos rekisteröity katsoo, että häntä kos-kevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä. Valvontaviranomaisena toimii tietosuojavaltuutetun toimisto, jonka yhteystiedot ovat osoitteessa www.tietosuoja.fi.