Rekisterinpitäjä
Ruokavirasto
PL 100
00027 RUOKAVIRASTO
Yhteydenotot: Kirjaamo, kirjaamo@ruokavirasto.fi
Vaihde 029 530 0400
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Kiilholma Jenni (jaostopäällikkö)
Ks. Rekisterinpitäjän yhteydentiedot
Tietosuojavastaavan yhteystiedot
Hanna Westinen
PL 100, 00027 RUOKAVIRASTO
Puh. 029 530 0400 (vaihde)
tietosuojavastaava@ruokavirasto.fi
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Rekisterinpitoperuste: Eläintautilaki 76/2021; Laki Ruokavirastosta 2018/371; Rehulaki 1263/2020; Elintarvikelaki 297/2021
Käsittelyn tarkoitus
Tietojen käsittelyn perusteena on laissa säädettyjen tehtävien ja velvoitteiden hoitaminen.
Vientiä varten kerättävien tietojen tarkoituksena on todentaa viennin kohdemaan vaatimusten täyttyminen sekä tukea vientiä suunnittelevia/harjoittavia toimijoita.
Käsiteltävän aineiston tietosisältö
Ruokavirasto kerää tietoja toimivaltaisena viranomaisena (MMM ja Ruokavirasto) kansallisesta valvontajärjestelmästä ja sen luotettavuudesta (auditonnit ym.), jolla osoitetaan kunkin maan edellyttämien tuontivaatimusten täyttyminen sekä vientiä harjoittavista tai suunnittelevista toimijoista.
eCert -tietojärjestelmään tallentuvat käyttäjien etu- ja sukunimet, yhteystiedot (kuten puhelinnumero, sähköpostiosoite) ja työpaikan yhteystiedot. Valvojista tallentuvat nimi- ja yhteystiedot sekä ammattinimike. Muille käyttäjille yhteystiedot eivät ole näkyvissä.
Vientivalmennuksiin ja -verkostoon osallistujat; valvojien, yritysten ja sidosryhmien yhteystiedot; Vientikoulutukseen osallistuneet valvojat ja toimijat; eCert -tietojärjestelmään muodostuva(t) rekisteri(t); Viejärekisteri; Eläinterveystodistusten myyntikirjanpito
Päätietoryhmät: Lupa- ja pätevyystiedot; Toimijatiedot
Säännönmukaiset tietolähteet
VRK Väestörekisteri ja YTJ, yritys- ja yhteisötietojärjestelmä.
Vastaanottajat, joille henkilötietoja luovutetaan säännön-mukaisesti
Aluehallintovirasto, elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskus sekä kunta ovat Ruokaviraston kanssa ruokahallinnon tietovarannon yhteisrekisterinpitäjiä, jotka kukin voivat käyttää tietoja omien lakisääteisten tehtäviensä hoitamiseen.
Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) perusteella.
Henkilötietoja voi käsitellä myös eCert-järjestelmän tietojärjestelmätoimittaja.
Tietojen siirto EU-/ETA-alueen ulkopuolelle tai kansainväliselle järjestölle
Viejärekisteristä ei luovuteta tietoja EU-/ETA-alueen ulkopuolelle.
eCert-järjestelmän kautta siirtyy tietoa eläinterveystodistuksiin täytetyistä tiedoista kohdemaihin EU-/ETA alueen ulkopuolelle, kuten valvojan nimi ja ammattinimike. Tiedot luovutetaan ainoastaan viranomaisten käyttöön. Henkilötietojen siirrot tai siirtojen sarjat kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle voidaan suorittaa perustuen siihen, että siirto on tarpeen yleistä etua koskevien tärkeiden syiden vuoksi (EU:n asetus luonnollisten henkilöiden suojelusta unionin toimielinten, elinten ja laitosten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta (1725/2018)).
Henkilötietojen säilytysaika
Rekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty. Rekisteriin tallennetut henkilötiedot poistetaan, kun niiden käsittelylle ei ole enää laillista perustetta, ellei Kansallisarkisto ole määrännyt niitä pysyvään säilytykseen. Viejärekisterin tietoja säilytetään kolme vuotta ja eläinterveystodistukset tulee substanssilainsäädännön mukaan säilyttää vähintään viisi vuotta. Säilytysajat on määritelty tiedonohjaussuunnitelmassa.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus, eheys ja käytettävyys varmistetaan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein
Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.
Rekisteröidyn oikeudet
Oikeus tietojen tarkastamiseen ja oikaisemiseen
Tarkastuspyyntö tulee esittää omakätisesti allekirjoitetussa asiakirjassa. Tarkastuspyyntöä ei voida toteuttaa puhelimitse. Tietoja tarkastusoikeuden nojalla pyytävä voi esittää tarkastuspyynnön myös henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona. Tällöin tulee valmistautua todistamaan henkilöllisyytensä. Tietoja pyydettäessä on ilmoitettava tiedon etsimiseksi ja toimittamiseksi tarpeelliset seikat. Niitä ovat esim. nimi, osoite ja tarvittaessa esim. henkilötunnus, mihin asiaan liittyviä tietoja halutaan tarkastaa sekä halutaanko tarkastaa kaikki tiedot vai tiedot esimerkiksi joltain tietyltä ajanjaksolta.
Lomake tarkastuspyynnön tekemiseksi on osoitteessa www.ruokavirasto.fi.
Yksilöity tarkastus- tai oikaisupyyntö tehdään toimittamalla pyyntö rekisterinpitäjälle (kirjaamo@ruokavirasto.fi) tai tietosuojavastaavalle (tietosuojavastaava@ruokavirasto.fi).
Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeuksien rajoitukset
Rekisteröidyllä ei ole oikeutta pyytää tietojensa poistamista, koska tietojen käsittely perustuu lakiin. Tästä syystä rekisteröidyllä ei myöskään ole oikeutta vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, tai oikeutta saada tietojaan siirretyksi toiseen järjestelmään. Myöskään oikeutta rajoittaa henkilötietojen käsittelyä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 18 artiklan nojalla ei ole (560/2021, 2.2 §).
Tietyissä tapauksissa rekisteröidyllä on oikeus siihen, että henkilötietojen käsittelyä rajoitetaan EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 18 artiklan nojalla.
Oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä. Valvontaviranomaisena toimii tietosuojavaltuutetun toimisto, jonka yhteystiedot ovat osoitteessa www.tietosuoja.fi.