Rekisterinpitäjä
Ruokavirasto
PL100, 00027 RUOKAVIRASTO (käyntiosoite: Alvar Aallon katu 5, 60100 Seinäjoki)
Puh. 029 530 0400 (vaihde), kirjaamo(at)ruokavirasto.fi
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Satu Meririnne
PL 200, 00027 RUOKAVIRASTO (käyntiosoite: Mustialankatu 3, 00790 Helsinki)
Puh. 029 530 0400 (vaihde), hygieniapassi@ruokavirasto.fi
Tietosuojavastaavan yhteystiedot
Hanna Westinen
PL 100, 00027 RUOKAVIRASTO
Puh. 029 530 0400 (vaihde)
tietosuojavastaava@ruokavirasto.fi
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Rekisteriä pidetään elintarvikelain (297/2021) 19 §:n mukaisen hygieniapassin myöntämiseksi.
Rekisterin ylläpito perustuu elintarvikelain 79 §:n 4 momentin kohtaan 1 ja 80 § 4 momenttiin.
Käsiteltävän aineiston tietosisältö
Rekisteriin tallentuu tiedot hygieniapassitestaajaksi hakevista henkilöistä ja hygieniapassitestaajaksi hyväksyttyjen henkilöiden tausta- ja työtiedot. Henkilöt, jotka ovat saaneet hylätyn päätöksen, hakutiedot ovat osittain paperisessa arkistossa ja osittain Ruokaviraston tiedonhallintajärjestelmässä.
Rekisteriin tallentuvat myös tiedot kaikista hygieniapassitestaajien järjestämistä hygieniapassitestesteistä ja myöntämistä hygieniapasseista sekä hygieniapassitestaajien valvonnasta ja laskutuksesta.
Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteröityä koskevat tiedot ovat rekisteriin hyväksytyn hygieniapassitestaajan ja hylätyn hakijan itsensä ilmoittamia sekä Ruokaviraston suorittaman valvonnan ja laskutuksen yhteydessä syntyneitä tietoja.
Vastaanottajat, joille henkilötietoja luovutetaan säännön-mukaisesti
Tietoja luovutetaan pyydettäessä viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) pe-rusteella, jos pyydetty asiakirja on tullut julkiseksi. Ei-julkisten asiakirjojen luovuttaminen tapahtuu harkinnanvaraisesti.
Hygieniapassitestaajat voivat itse päättää ja hallita, mitä yhteystietoja haluavat julkaista Ruokavi-raston Hygieniapassi-internetsivuilla olevassa Luettelossa hygieniapassitestaajista. Luettelossa jul-kaistaan koti-/tai työyhteystiedot tai ei kumpaakaan.
Tietojen siirto EU-/ETA-alueen ulkopuolelle tai kansainväliselle järjestölle
Rekisteristä ei luovuteta tietoja EU:n eikä ETA:n ulkopuolelle.
Henkilötietojen säilytysaika
Rekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty. Rekisteriin tallennetut henkilötiedot poistetaan, kun niiden käsittelylle ei ole enää laillista perustetta, ellei Kansallisarkisto ole määrännyt niitä pysyvään säilytykseen. Säilytysajat on määritelty tiedonohjaussuunnitelmassa.
Jos hygieniapassitestaaja haluaa luopua oikeuksistaan tai oikeudet poistetaan muusta syystä, säilyvät testaajan tiedot edelleen rekisterissä: sähköisessä muodossa olevassa tietojärjestelmässä, sähköisessä Ruokaviraston tiedostossa ja paperiarkistossa. Kun Ruokavirasto on poistanut testaajan oikeudet, sulkee Ruokavirasto testaajalta pääsyn sähköisessä muodossa olevaan ja testaajille tarkoitettuun Kysymyspankki-tietojärjestelmään, jotta testaaja ei pääse enää järjestämään hygieniapassitestejä eikä myöntämään hygieniapasseja. Testaajan tiedot säilytetään edelleen sen takia, että testaajien asiakkaille voidaan kertoa, ettei heidän testaajansa toimi enää testaajana. Lisäksi tiedot säilytetään, jotta muut testaajat pystyvät myöntämään uuden hygieniapassin alkuperäisen testaajan puolesta ja tähän tarvitaan alkuperäisen testaajan testitietoja. Tiedot säilytetään myös mahdollisia tutkintatapauksia varten.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus, eheys ja käytettävyys varmistetaan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein.
Rekisteröityjen manuaalinen, paperilla oleva tieto säilytetään ja suojataan siten, että se on sijoitettu Ruokaviraston arkistoon, jossa on myös hälytysjärjestelmä. Ruokaviraston paperiseen arkistoon on pääsy vain kirjaamon ja arkiston henkilökunnalla sekä pyydettäessä hygieniaosaamisjärjestelmän ylläpitoryhmään kuuluvilla henkilöillä. Tämä arkisto käsittää asiakirjat, jotka ovat syntyneet ennen vuotta 2021 järjestetyissä hygieniapassitestaajahauissa.
Rekisteröityjen sähköisessä muodossa olevat tiedot säilytetään ja suojataan Ruokaviraston tiedonhallintajärjestelmässä ja tiedostoissa sekä Kysymyspankki-tietojärjestelmässä siten, että vain Ruokaviraston hygieniaosaamisjärjestelmän ylläpitoryhmään kuuluvilla henkilöillä on käyttöoikeus rekisteritietoihin. Nämä henkilöt varmistetaan oikeiksi käyttäjätunnusten ja salasanojen avulla. Kysymyspankki-tietojärjestelmän ylläpitäjä pääsee Ruokaviraston pyynnöstä käsittelemään rekisteritietoja. Kysymyspankki-tietojärjestelmän ylläpitäjä ottaa rekisteritiedoista varmuuskopion joka päivä.
Rekisteröityjen sähköisessä muodossa olevat tiedot säilytetään ja suojataan painotalossa, joka painaa hygieniapassit, siten, että vain painotalon sähköiseen järjestelmään pääsyn oikeuttavilla henkilöillä on käyttöoikeus nähdä tiedot. Hygieniapassit painava taho tuhoaa hygieniapassitilauksen yhteydessä testaajia koskevan tiedon 45 vuorokauden kuluttua tiedon saapumisesta.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyn tietojen tarkastusoikeus, oikeus tietojen korjaamiseen ja poistamiseen, oikeus tietojen käsittelyn rajoittamiseen ja tietojen siirto-oikeus määräytyvät EU:n tietosuoja-asetuksen artiklojen 15-22 mukaan
Oikeus tietojen tarkastamiseen ja oikaisemiseen
Hygieniapassitestaajat näkevät omat koti-, työ- ja laskutusyhteystietonsa sekä järjestämiensä hygieniapassitestien ja hygieniapassien uusintatilauksia koskevat tiedot omassa Kysymyspankki-tietojärjestelmässä. Testaaja itse tekee muutokset omiin yhteystietoihinsa ja ilmoittaa halustaan luopua testaajan oikeuksista Kysymyspankki-tietojärjestelmässä. Jos testaajan nimi muuttuu, ilmoittaa testaaja asiasta Ruokavirastoon ja toimittaa nimen muutoksen osoittavan asiakirjan Ruokavirastoon. Tämän jälkeen Ruokavirasto muuttaa testaajan nimen Kysymyspankki-tietojärjestelmään.
Muiden tietojen osalta hygieniapassitestaajien tai testaajaksi hakeneeiden henkilöiden, jotka ovat saaneet hylätyn päätöksen, tulee esittää tarkastuspyyntö omakätisesti allekirjoitetussa asiakirjassa. Tarkastuspyyntöä ei voi tehdä puhelimitse. Tietoja tarkastusoikeuden nojalla pyytävä voi esittää tarkastuspyynnön myös henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona. Tällöin tulee valmistautua todistamaan henkilöllisyytensä, sillä rekisterinpitäjä saa antaa tiedot vain rekisteröidylle itselleen. Tietoja pyydettäessä on ilmoitettava tiedon etsimiseksi ja toimittamiseksi tarpeelliset seikat. Niitä ovat esim. nimi, osoite ja tarvittaessa esim. henkilötunnus, mihin asiaan liittyviä tietoja halutaan tarkastaa sekä halutaanko tarkastaa kaikki tiedot vai tiedot esimerkiksi joltain tietyltä ajanjaksolta.
Lomake tarkastuspyynnön tekemiseksi on osoitteessa www.ruokavirasto.fi.
Yksilöity tarkastus- tai oikaisupyyntö tehdään toimittamalla pyyntö rekisterinpitäjälle (kirjaamo@ruokavirasto.fi) tai tietosuojavastaavalle (tietosuojavastaava@ruokavirasto.fi).
Oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle jos rekisteröity katsoo, että häntä kos-kevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä. Valvontaviranomaisena toimii tietosuojavaltuutetun toimisto, jonka yhteystiedot ovat osoitteessa www.tietosuoja.fi.