Ohje 6294/04.02.00.01/2023
1 Johdanto
Sähköisen asiointipalvelun kautta voit lähettää ilmoituksen seuraavien elintarvikkeiden markkinoille saattamisesta:
- Ravintolisät
- Täydennetyt elintarvikkeet
- Äidinmaidonkorvikkeet
- Tietyt vieroitusvalmisteet
- Kliiniset ravintovalmisteet
- Painonhallintaan tarkoitetut ruokavalionkorvikkeet.
Lisäksi voit tehdä ilmoituksen ravintolisän tai täydennetyn elintarvikkeen koostumuksen muuttumisesta tai täydennetyn elintarvikkeen poistumisesta markkinoilta. Muiden elintarvikkeiden markkinoilta poistumisesta ei vaadita ilmoitusta.
Ruokavirasto katsoo, että tehokkaan valvonnan mahdollistamiseksi ilmoitus olisi tehtävä ennen elintarvikkeen markkinoille saattamista.
Tarkemmat ohjeet ja lomakkeet ilmoitusten tekemistä varten:
- Ravintolisät
- Täydennetyt elintarvikkeet
- Erityisille ryhmille tarkoitetut elintarvikkeet (äidinmaidonkorvikkeet, tietyt vieroitusvalmisteet, kliiniset ravintovalmisteet, painonhallintaan tarkoitetut ruokavalionkorvikkeet).
Sähköisessä asiointipalvelussa voit tehdä myös tuonti-ilmoituksen EU:n sisämarkkinoilta tuomistasi eläinperäisistä elintarvikkeista. Tätä ilmoitusmenettelyä ei kuitenkaan käsitellä tässä ohjeessa, vaan siitä ohjeistetaan erikseen Ruokaviraston internetsivuilla.
Tämä ohje korvaa aikaisemman Elintarviketurvallisuusvirasto Eviran ohjeen 17064/2 sähköisen asiointipalvelun käytöstä.
2 Pikaohje: Uuden ilmoituksen tekeminen sähköisen asiointipalvelun kautta
1. Avaa haluamasi uusi ilmoituslomake vasemmasta sivupalkista TAI
- Kopioi aiemmin lähetetty ilmoitus valitsemalla ensin lomakehausta ilmoitus, avaamalla se ja valitsemalla ”Kopioi”-painike yläpalkista. Muista muuttaa kaikki muuttuvat tiedot lomakkeelle TAI
- Jatka aiemmin tallentamasi luonnoksen täyttämistä valitsemalla ”Luonnokset”-kansiosta haluttu ilmoitus.
2. Täytä tarvittavat tiedot, vähintään kaikki keltaisella kentällä merkityt pakolliset tiedot.
- Huom. muista valita kohdassa 1 onko kyseessä elintarvikkeen valmistus, valmistuttaminen, maahantuonti vai muu markkinoille saattaminen.
3. Lisää tarvittavat liitteet. Voit lisätä ilmoituksiin yleisimmissä muodoissa olevia tiedostoja. Yksittäisen liitteen enimmäiskoko on 10 Mt.
4. Tarkasta, että kaikki pakolliset kentät on täytetty ennen kuin lähetät ilmoituksen Ruokavirastoon. Järjestelmä estää ilmoituksen lähettämisen, jos pakollisia tietoja puuttuu.
5. Kun olet lähettänyt ilmoituksen onnistuneesti, saat Ruokaviraston vastaanottoviestin lomakkeella ilmoitettuun sähköpostiosoitteeseen. Ilmoituksen tiedot liitteineen lähtevät automaattisesti kuntaan tiedoksi valvontaa varten.
6. Lasku ilmoituksen käsittelystä lähetetään noin kuukauden kuluessa ilmoituksen käsittelystä ilmoituksessa annettuun osoitteeseen.
7. Lähetetty viesti tallentuu kansioihin ”Lähetetyt ilmoitukset” ja ”Kaikki ilmoitukset”.
8. Tarvittaessa keskeneräisen ilmoituksen voi tallentaa luonnoksena ja jatkaa täyttämistä myöhemmin.
3 Kirjautuminen sähköiseen asiointipalveluun
Ruokaviraston sähköinen asiointipalvelu toimii parhaiten Google Chrome- ja Microsoft Edge- internetselaimilla. Käytä aina selaimen uusinta versiota tietosuojan ja ajantasaisten toimintojen takia.
Sähköiseen asiointipalveluun kirjaudutaan Suomi.fi -tunnistautumisen avulla. Ennen kirjautumista valitse kieli, jolla haluat käyttää palvelua. Valittavissa on suomi tai ruotsi.
Suomi.fi -palvelussa kukin yritys voi valtuuttaa työntekijöitään tai ulkopuolisen tahon, kuten konsulttiyrityksen, käyttämään lomakepalvelua puolestaan. Asiointipalvelussa tarvittavia valtuuksia voit hakea Suomi.fi-sivustolla annettujen ohjeiden mukaisesti.
Seuraavat valtuuskoodit ovat Suomi.fi-palvelussa valittavana:
- Elintarvikeilmoitusten tekeminen (laaja valtuutus)
- tällä valtuudella valtuutettu voi valtuuttajan puolesta katsella ja lähettää elintarvikkeisiin liittyviä ilmoituksia sekä muuttaa niiden tietoja.
- Elintarvikeilmoitusten katselu (rajattu valtuutus)
- tällä valtuudella valtuutettu voi valtuuttajan puolesta lähettää elintarvikkeisiin liittyviä ilmoituksia ja katsella niitä ilmoituksia, jotka valtuutettu on itse tehnyt.
Huom. Valtuudet ovat toisiaan rajoittavia. Tästä syystä valtuutetulle tulee myöntää vain toinen valtuuksista (yksi valtuutus/valtuutettu).
Lisää tietoa Suomi.fi -palvelusta löytyy osoitteesta https://www.suomi.fi/etusivu.
Palvelusta poistuessasi sinun täytyy kirjautua ulos myös Suomi.fi -palvelusta. Voit kirjautua uudelleen palveluun eri yrityksen nimissä tunnistautumatta toistamiseen, jos istuntosi on edelleen voimassa.
Jos kirjautuminen palveluun ei onnistu, voit tehdä ilmoituksen Ruokaviraston verkkosivuilta löytyvällä lomakkeella. Lähetä täytetty lomake liitteineen Ruokaviraston kirjaamoon (kirjaamo@ruokavirasto.fi tai Kirjaamo/Ruokavirasto, Mustialankatu 3, 00790 Helsinki).
Huom. Ulkomaiset yritykset eivät voi toistaiseksi käyttää sähköistä asiointipalvelua ilmoitusten lähettämiseen.
4 Sähköisen asiointipalvelun käyttö
Kun olet kirjautunut palveluun, aukeaa tervetulosivu.
Palvelun vasemman laidan palkissa ”Uusi ilmoitus” -valintalistalla on lomakkeet ilmoituksia varten ja ”Lomakehaku”-valintalistalla kansiot, joihin aiemmin lähetyt ilmoitukset ja keskeneräiset luonnokset on tallennettu. Ylälaidan palkissa on erilaiset toiminnot, joita avoinna olevalla sivulla voi tehdä. Valittavissa olevat toiminnot vaihtelevat sen mukaan, oletko tekemässä uutta ilmoitusta vai tarkastelemassa lomakehaun kansioiden tietoja.
4.1 Ylälaidan toiminnot
Asiointipalvelun ylälaidassa olevat toiminnot vaihtelevat hieman sähköisen asiointipalvelun avoinna olevan sivun mukaan.
Asiointipalvelun ylälaidassa näkyvät toiminnot:
Tulostaa tehdyn ilmoituslomakkeen tai luonnoksen. Lomakkeen on oltava auki pääikkunassa, jotta sen tulostus onnistuu. Jos haluat tulostaa jotain muuta, kuten esimerkiksi listan tehdyistä ilmoituksista, käytä internetselaimen tulostustoimintoa.
Kopioi tehdyn ilmoituksen tai luonnoksen. Ilmoituksen on oltava auki pääikkunassa, jotta sen kopiointi onnistuu. Esimerkiksi kun teet ilmoitusta kahdesta tai useammasta hyvin samankaltaisesta tuotteesta, voit kopioida täyttämäsi lomakkeen ja muuttaa kopioon vain poikkeavat kohdat. Voit tehdä myös koostumuksen muutosilmoituksen kopioimalla samasta tuotteesta tehdyn aiemman ilmoituksen ja muuttamalla tiedot uutta koostumusta vastaaviksi. Kopioituun lomakepohjaan tehtyyn ilmoitukseen on aina liitettävä uusi pakkausmerkintämalli liitteeksi.
Kirjaa ulos asiointipalvelusta ja sulkee palvelun.
”Ohje”-painikkeesta pääset Ruokaviraston internetsivulle, josta löytyy lisätietoa ja ohjeita ilmoituksen täyttöä ja sähköisen asiointipalvelun käyttöä varten.
Ilmoitusta täytettäessä ylälaidassa näkyvät edellisten lisäksi myös seuraavat toiminnot:
”Lähetä”-painikkeesta ilmoitus lähtee Ruokavirastoon. Ilmoitusta ei voi lähettää, jos keltaisella merkittyjä pakollisia kenttiä on täyttämättä tai pakollisia liitteitä puuttuu.
Tallentaa lomakkeen luonnoksena. Voit jatkaa luonnoksen täyttöä myöhemmin. Luonnos löytyy lomakehaun kautta kohdasta ”Luonnokset” (vasen reuna). Lomaketta on hyvä tallentaa säännöllisesti täyttämisen yhteydessä.
Avaa uuden ilmoituspohjan. Ennen uuden ilmoituksen avaamista mahdollinen keskeneräinen lomake kannattaa tallentaa luonnoksena, jos sen täyttöä halutaan vielä jatkaa. Tallentamattomat tiedot menetetään, kun uusi ilmoitus avataan.
Vain lomakehaun yhteydessä ylälaidassa näkyvä toiminto:
Avaa valitun ilmoituksen. Ilmoituksen on oltava valittuna, jotta sen avaaminen onnistuu.
4.2 Vasemman laidan toiminnot
4.2.1 Uusi ilmoitus
Sähköisen asiointipalvelun aloitussivun vasemmassa laidassa on ”Uusi ilmoitus” -otsikon alla lista, josta voit valita täytettävän ilmoituslomakkeen. Valittu ilmoituslomake aukeaa ruudulle tyhjänä lomakkeena.
Valitse ”Ilmoitus erityiselle ryhmälle tarkoitetusta elintarvikkeesta”, jos haluat tehdä ilmoituksen äidinmaidonkorvikkeen, tietyn vieroitusvalmisteen, kliinisen ravintovalmisteen tai painonhallintaan tarkoitetun ruokavalionkorvikkeen markkinoille saattamisesta.
4.2.2 Lomakehaku
Vasemman palkin ”Lomakehaku”-otsikon alla näkyvät ”Lähetetyt ilmoitukset”, ”Kaikki ilmoitukset” ja ”Luonnokset”.
”Lähetetyt ilmoitukset” -kansiosta löytyvät kaikki itse lähettämäsi ilmoitukset. Lähetettyjä ilmoituksia voit tarkastella valitsemalla ensin listalta haluamasi ilmoituksen ja painamalla yläpalkin ”Avaa”- painiketta. Lähetetyt ilmoitukset ovat ”Vastaanotettu”-tilassa, eikä niitä voi muokata. Ilmoitukselle on tallentunut se päivämäärä, jolloin ilmoitus on lähetetty sähköisessä asiointipalvelussa Ruokavirastoon.
”Kaikki ilmoitukset” -kansioon tallentuvat itse lähettämiesi ilmoitusten lisäksi myös muut ilmoitukset, joita sinulla on oikeus tarkastella. Tällaisia ilmoituksia voivat olla esimerkiksi konsultin tai muun yrityksen valtuuttaman tahon lähettämät ilmoitukset. ”Kaikki ilmoitukset” - kansiossa näkyvät myös tallentamasi luonnokset.
”Luonnokset”-kansiossa ovat kaikki tallentamasi luonnokset. Voit jatkaa luonnoksen täyttämistä valitsemalla haluamasi luonnoksen, avaamalla sen ”Avaa”-painikkeesta ja jatkamalla lomakkeen täyttämistä.
4.2.3 Lomakehaun kansioiden ryhmittely
Lomakehaun yläpalkin alla on toinen yläpalkki. Sen avulla lomakkeiden ryhmittely- ja näkymävaihtoehtoja on mahdollista muokata. Tämä ei kuitenkaan yleensä ole tarpeellista. Listanäkymä on suositeltavin tapa tarkastella lomakkeita, koska silloin ilmoitukset ovat allekkain järjestäytyneenä ryhmitysperusteen mukaan.
4.3 Lomakkeiden täyttäminen
Valitse haluttu ilmoitus vasemmasta sivupalkista. Ruudulle avautuu tyhjä lomake, johon on valmiiksi syötetty yrityksen Y-tunnuksen perusteella yrityksen nimi, postiosoite, postinumero, postitoimipaikka sekä maa. Täytä loput tiedot itse.
Ilmoituksen pakolliset kentät ovat merkitty keltaisella taustalla, eikä lomaketta voi lähettää ennen kuin niihin vaaditut tiedot on täytetty. Useat lomakkeen kentät täytetään valitsemalla kentän oikeasta reunasta aukeavasta valintaluettelosta oikea vaihtoehto.
Lomakkeiden kenttien vieressä on sinisiä ohjepainikkeita.
Ohjeet aukeavat ponnahdusikkunoihin painikkeita painamalla.
4.3.1 Tiedot ilmoituksen laadusta (ei koske markkinoilta poistumisilmoitusta)
Aloita uuden ilmoituslomakkeen täyttäminen valitsemalla ”Ilmoituksen laatu”.
Ravintolisäilmoituksessa ja ilmoituksessa täydennetystä elintarvikkeesta valintaluettelosta valitaan joko ilmoitus markkinoille saattamisesta tai koostumuksen muuttumisesta. Ilmoituksessa erityiselle ryhmälle tarkoitetusta elintarvikkeesta valitaan mitä elintarviketta ilmoitus koskee, eli joko äidinmaidonkorvike, vieroitusvalmiste, kliininen ravintovalmiste tai painonhallintaan tarkoitettu ruokavalionkorvike.
4.3.2 Tiedot ilmoituksen tekijästä
Osa yhteystiedoista täyttyy automaattisesti. Tarkasta, että tiedot ovat oikein ja korjaa ne tarvittaessa.
Valitse ensin kohdassa 1 oikea vaihtoehto, onko ilmoituksen tekijä tuotteen valmistaja, valmistuttaja, maahantuoja vai muu markkinoille saattava taho.
Valitse toimipaikka, jossa ilmoitusta koskeva toiminta tapahtuu (=kunta). Toimipaikka-valintaluettelo perustuu Ruokaviraston rekisterissä oleviin tietoihin yrityksen toimipaikoista. Jos oikeaa toimipaikkaa ei löydy valintaluettelosta, voit lisätä sen lomakkeelle vapaamuotoisena. Tässä tapauksessa valitse kohta ”Jos toimipaikkaa ei löydy listasta, avaa tästä” ja kirjoita toimipaikka avautuvaan tyhjään kenttään.
Kirjaa yhteyshenkilöksi yrityksen yhteyshenkilö ilmoitukseen liittyen ja anna hänen puhelinnumeronsa muodossa +358 40 123 4567. Kirjoita ”Sähköposti”-kenttään se yrityksen sähköpostiosoite, johon haluat vastaanottaa Ruokaviraston viestin ilmoituksen vastaanottamisesta. Tavallisesti sähköpostiosoite on sama kuin yhteyshenkilön sähköpostiosoite.
Jos ilmoituksen tekee yrityksen puolesta jokin ulkopuolinen taho, kuten konsulttiyritys, täytetään tiedot kohtaan ”Asiaa hoitava henkilö/asiamies”. Tällöin ilmoituksen liitteenä on oltava myös valtakirja. Lisäksi pakollisena tietona tulee valita, lähetetäänkö lasku ilmoituksen vastaanottamisesta yritykselle vai asiamiehelle. Laskutusosoitteen valintakohta ilmestyy lomakkeelle vasta asiamiehen tietoja täytettäessä.
4.3.3 Laskutusosoite
Elintarvikeilmoituksen käsittelystä peritään Ruokaviraston hinnaston mukainen maksu. Käsittelymaksua koskeva lasku lähetetään lähtökohtaisesti postitse ilmoituksen tekijän osoitteeseen. Jos haluat, että lasku lähetetään eri osoitteeseen, täytä laskutustiedot kohtaan ”Laskutusosoite”. Jos haluat käyttää verkkolaskutusta, kirjoita verkkolaskuosoite sille varattuun kenttään. Voit myös antaa lisätietoa laskulle, esim. laskulla näkyvän yhteyshenkilön nimen tai PO-numeron.
Ruokavirasto lähettää käsittelymaksua koskevan laskun noin kuukauden kuluessa, kun ilmoitus on käsitelty Ruokavirastossa.
4.3.4 Tiedot ilmoitettavasta elintarvikkeesta
Täytä kaikki tarvittavat tiedot huolellisesti. Useimmat kohdat täytetään valitsemalla oikea vaihtoehto kenttien oikeasta laidasta avautuvasta valintaluettelosta.
-painikkeista voi lisätä rivejä. Esimerkiksi ravintolisäilmoituksessa ”Ravintolisän luokka” kohdassa painikkeesta saadaan uusi rivi, tai ”Ominainen aine” -kohdassa +-painikkeella saadaan lisättyä uusi ominainen aine. Täydentämisilmoituksessa + -painiketta tarvitaan lisäämään uusi vitamiini, uusi kivennäisaine tai muu uusi aine.
-painikkeesta voidaan poistaa tarpeeton rivi.
Voit kohdentaa ilmoituksen koostumuksen muuttumisesta ja täydennetyn elintarvikkeen markkinoilta poistumisesta aiemmin tehtyyn ilmoitukseen kohdassa ”Tuote, jota ilmoitus koskee”. Valintaluettelossa näkyvät ne ilmoitukset, jotka on tehty sähköisen asiointipalvelun kautta. Jos tuotetta, jota ilmoitus koskee, ei löydy valintaluettelosta, valitse kohta ”Ei löydy listalta”.
Merkitse lisäksi elintarvikkeen koostumuksen muuttumisilmoitukseen ja täydennetyn elintarvikkeen markkinoilta poistumisilmoitukseen ajankohta, jolloin muutos astuu voimaan, valitsemalla kalenterinäkymästä oikea ajankohta.
Jos ominaista ainetta tai muuta ainetta ei löydy valintaluettelosta, sen voi lisätä lomakkeelle vapaamuotoisena. Tässä tapauksessa valitse kohta ”Jos ainetta ei löydy listasta, avaa tästä”. Tämän jälkeen voit kirjoittaa aineen vapaamuotoisena avautuvaan kenttään. Ominaisen aineen määrä ja yksikkö ovat myös pakollisia tietoja.
Lisätietoa -kohta on avoin kenttä, jossa voit antaa tuotteesta tarkempia tietoja, esimerkiksi käytetyistä ravitsemus- ja terveysväitteistä tai mahdollisista käyttöohje- ja varoitusmerkinnöistä. ”Lisätietoa” -kohtaan voit myös kirjoittaa, jos lomakkeen valintaluetteloista ei löydy juuri oikeaa vaihtoehtoa, esimerkiksi ”Ravintolisän luokka” – tai ”Elintarvike” -valikoista.
4.3.5 Liitteet
Elintarvikeilmoituksiin on pakollista liittää malli elintarvikkeen suomen- ja ruotsinkielisistä pakkausmerkinnöistä. Voit lisätä ilmoitukseen liitteeksi yleisimmissä muodoissa olevia tiedostoja. Yksittäisen liitteen enimmäiskoko on 10 Mt.
Liitä tiedostot valitsemalla ”Valitse tiedosto” -toiminnon kautta oikea tiedosto. Ohjelma hakee liitetiedostot vasta siinä vaiheessa, kun ilmoitusta lähetetään. Esimerkiksi, jos keskeneräinen lomake tallennetaan luonnoksena, liitetiedostot eivät tallennu.
Voit liittää lomakkeelle korkeintaan kaksi liitettä. Toinen voi olla esimerkiksi tuote-esite. Liitettävien pakkausmerkintämallien on oltava korkealaatuisia, jotta niissä olevat merkinnät ovat helposti luettavissa. Jos näin ei ole, valvontaviranomainen voi pyytää lähettämään uuden mallin pakkausmerkinnöistä.
Jos ilmoituksen tekee yrityksen ulkopuolinen taho, kuten konsulttiyritys, on ilmoitukseen liitettävä valtakirja. Valtakirja liitetään kuten edellä.
Huom. Jos lomaketta yritetään lähettää ja pakollisia tietoja puuttuu, tulee pakollisten tietojen lisäämisen jälkeen lisätä liitteet ilmoitukseen uudestaan.
4.4 Ilmoituksen lähettäminen
Kun olet täyttänyt ilmoituslomakkeen kaikki vaadittavat kohdat ja liittänyt pakolliset liitteet, voit lähettää ilmoituksen Ruokavirastoon painamalla yläreunassa olevaa ”Lähetä”-painiketta.
Jos jotain pakollisia kohtia on jäänyt täyttämättä, ilmestyy seuraava virheilmoitus:
Lomakkeessa olevat täyttämättömät kohdat tai virheet löytyvät listattuina lomakkeen oikealta puolelta.
Virheelliset tai puutteelliset kohdat on myös kehystetty punaisella, jotta ne löytyvät helpommin.
Voit lähettää ilmoituksen uudelleen, kun olet täyttänyt puuttuvat kohdat ja liittänyt liitteet uudestaan. Kun ilmoitus on lähetetty onnistuneesti, Ruokaviraston sähköinen järjestelmä lähettää viestin ilmoituksen vastaanottamisesta ilmoituksen tekijälle ”Sähköposti”-kentässä ilmoitettuun sähköpostiosoitteeseen. Jos ilmoituksen tekee yrityksen puolesta asiamies, vastaanottoviesti lähetetään sekä asiamiehelle että yritykselle. Ilmoitus lähetetään tiedoksi myös yrityksen sijaintikunnan valvontaviranomaiselle.